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内藤 敏

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Posts by いとうさとし な:

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FileMakerとkintone比較⑥

FileMakerとkintoneの比較 FileMakerの優位性③

結論：入力フォームや印刷帳票が自由にデザインできる

　FileMakerとkintoneを比較した場合、入力フォームや印刷画面のレイアウトの自由度が高さは、FileMakerに軍配があがります。

　kintoneはブラウザベースのソフトウエアであり、印刷画面や入力フォームのレイアウト設計には、制限があります。例えば、請求書のフォーマットを印刷するには、プリントクリエーターなどの外部連携サービスを利用する必要があります。

　一方、FileMakerは、入力用フォームや印刷帳票の作成には制限がなく、自由自在に自社に合わせたレイアウトを作成することができます。

FileMakerの特徴１：複数の入力フォームが作れる

 

　FileMakerでは、データベースの目的や利用者に応じて、複数の入力フォームを作ることができます。一方、kintoneでは、１つのアプリに入力フォームは１つと決まっています。このためkintoneでは、管理項目数が増えた場合に、データ入力の作業効率が下がりやすいです。

　データベースの運用において、データ入力は日々生じる作業です。運用を円滑にするには、利用者が入力しやすいフォームを作ることが重要です。入力フォームのレイアウトが自由に設計でき、入利用者や目的に応じて複数の入力フォームが作れるFileMakerの方が、データ入力作業に効率性が高くなります。

　なお、kintoneでデータ入力作業の効率化を図りたい場合は、krew sheetという外部連携サービスの利用をお勧めします。Excel感覚でデータの入力作業ができるようになり、関数や集計機能も使えるようになります。

 

FileMakerの特徴２：印刷帳票が自由にレイアウトできる

   

　FileMakerでは用途に合わせて、印刷用のレイアウトを作成できます。A4用紙はもちろんのこと、宛名ラベルや、ラベルプリンター、レシートプリンターへの出力も可能です。

　一方、kintoneでは標準機能では、印刷用の帳票が細かく作りこめません。このため、プリントクリエーターなど外部連携サービスを利用することになります。

　このようにkintoneでは、標準機能に以外にプラスαを求める場合は、プラグインや外部連携サービスを使うことになります。システムプラットフォームにkintoneを選定する場合は、外部連携サービスにかかるコストも考慮しておく必要があります。

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FileMakerとkintone比較⑤

FileMakerとkintoneの比較 FileMakerの優位性②

FileMakerの特徴１：日本語で自動化の処理が記述できる

結論：業務の自動化ができる

　システムの導入の目的の一つに業務の効率化があります。FileMakerには、独自のスプリクトが搭載されており、スクリプトを使ってデータの入力や帳票の印刷処理などが自動化できます。

　スクリプト（script）とは、日本語に訳すと『台本』です。エクセルで例えれば、マクロが感覚的には近いです。スクリプトに書いた台本の通り、FileMakerが自動処理を実行してくれます。

　一方、kintoneで自動実行処理をする場合には、JavaScriptや外部プラグインを用います。ただし、一般ユーザーがJavaScriptを習得するのは難しく、JavaScriptを用いたカスタマイズは、お勧めはできません。エンドユーザーが自ら、業務の自動化を図りたい場合は、FileMakerの方が可用性が高いと考えます。

 

　FileMakerのスクリプトの特徴は、日本語で記述できることです。通常スプリクト言語は、英語で記述することが一般的です。kintoneで使うJavascriptも英語でプログラミングします。

　一般ユーザーが開発を進める場合に、英語でのプログラミングは、格段に難易度が高まります。その点、日本語で実行手順が記述できるFileMakerのスクリプトは、可読性が高く、プログラミングの経験のない方でも、トレーニングを受ければ十分に活用できるようになります。　

　なお、エンドユーザーがkintoneのカスタマイズをしたい場合には、Javascriptを用いるのでななく、gusuku Customine （グスク カスタマイン）などの外部連携サービスを用いることをお薦めします。

 

FileMakerの特徴２：自動化できる業務が多い

   

　業務の自動化という観点でFileMakerとkintoneを比較すると、FileMakerの方が自動化できる業務の範疇が格段に多いです。FileMakerのは、日本語で記述しやすいスクリプトに加え、300を超えるデータ処理を行う関数があります。スクリプトと関数を組み合わせれば、アイデア次第で広範囲の業務を自動化できます。

　一方、kintoneは標準機能で使える関数は10個程度でデータ処理に限界が生じやすいです。アプリアクションというレコードを自動作成する処理もありますが、高度な自動化を実現しようとすれば、gusuku Customine （グスク カスタマイン）など外部連携サービスが必要となります。

　また、近年、業務の自動化の手段としてRPAが注目されています。しかし、RPAは実際に運用しようとすると、まだまだ安定性にかけます。それよりは、FileMakerにデータを取り込み、自動実行処理をした方が実用性が高いです。

 

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FileMakerとkintone比較④

FileMakerとkintoneの比較 FileMakerの優位性①

結論：機能が充実、何でもできる

　FileMakerとkintoneを比較してFileMakerが優れているところは、標準機能の充実です。FileMakerには、既に30年以上にわたって開発が続けられてきた実績があり、標準機能が充実しています。

　kintoneにできることは、FileMakerを使えばと「実現できる」と言っていいでしょう。逆に、キントーンの標準機能は限られています。FileMakerにはできてkintoneではできないことが多くあります。

　kintoneは、初めて使う方にとって分かりやすいデータベースです。ただし、発展的に使うにはJavaスクリプトとプラグインの活用が前提となっています。一方、FileMakerは、データベースの核となる「リレーション」「スクリプト」「関数」の使い方を習得すれば、エンドユーザーでも高度な開発ができる優れたソフトウエアです。

FileMakerの特徴１：何でもできる

 

　FileMakerの活用範囲は広いです。顧客管理や販売管理だけでなく、生産管理や在庫管理など幅広い業務に活用されています。また、組織も１名から数千名規模まで、さまざまな規模の組織で利用されています。

　従業員数が500名までの組織であれば、業種を問わず、必要な業務システムをFileMakerだけで構築できるといっても過言ではありません。

　一方、kintoneでの機能の拡張は、javaスクリプトによるカスタマイズやプラグインの利用が前提となったデータベースです。標準機能を超えて発展させる場合、カスタマイズやプラグインの利用にかかるコストも含めて、システムへの投資計画を立案する必要があります。

 

FileMakerの特徴２：柔軟性が高い

   

　FileMakerとkintoneの両方を使って、最も大きな違いを感じるのは「FileMakerの方が融通が利き、データ処理の柔軟性が高い」という点です。特に関数やスクリプトを使ったデータ処理ができるのは、大きな特徴です。

　よく「kintoneでは要件定義が不要」という話を聞きます。しかし、実際には使える機能が限られるため、データベースの設計は慎重に行う必要があります。kintoneで要件定義を疎かにすると、改修が困難になったり、手詰まりを起こしやすい面があります。

　一方、FileMakerでは、データの処理に融通が利き、柔軟性が高いです。多少の改良やデータ処理であれば、直ぐに対応できてしまいます。この柔軟性がFileMakerの魅力です。

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FileMakerとkintone比較③

KintoneとFileMakerの比較 Kintoneの優位性③

結論：kintoneはデータベース初心者向き

　kintoneの最大の特徴は、とにかく、分かりやすいことです。データベースの利用が初めての方でも理解しやすい仕組みです。実現できることは限定的ですが、標準機能で足りる場合には、kintoneの利用をお勧めしたいです。

　FileMakerは、かつて『ユーザーフレンドリーなデータベース』と言われていました。しかし、機能が増えた分だけ、できることが多くなり、難易度も高まりました。『ユーザーフレンドリーなデータベース』と言えば、今はkintoneを一番に推したいと思います。　

　ただし、kintoneは『あんなことがしたい』『こんなことがしたい』と発展性を求めた場合に、標準機能で実現できることは限られます。初心者には優しいデータベースですが、Javaスクリプトやプラグインの使い方の学習コストを考えるようになると、FileMakerの優位性が高まります。

kintoneの利点：できることが限られている

 

　逆説的ですが、kintoneで出来ることが限られているという点は、データベースを初めて使う方にとっては、利点でもあります。機能が豊富になると、覚えることが増え、学習コストが高まります。優れたトレーナーや指導役がいないと挫折する要因にもなります。

　はじめてkintoneを利用する場合、まずはライトプランから利用し始めることをお勧めします。標準機能を使いこなせるようになったあと、必要に応じてプラグインでの機能追加や外部サービスの連携ができるスタンダードプランへの移行を検討するとよいでしょう。

　もちろん、機能拡張が必要となった時点で、FileMakerにデータ移行するという手段もあります。

　なお、システムを上手く使うには、①システムそのものを使いやすくする工夫、②システムの運用面で工夫を重ねることが大切です。特にkintoneでは、標準機能では実現できないことが数多く存在するため、システムの運用面で工夫を重ねることがより重要になります。

kintoneの利点：ヘルプが分かりやすい

 

　kintoneの使いやすさを高めている要素にヘルプの分かりやすさがあります。サイボウズ社が作っているオンラインマニュアルは、画像付きで操作方法が分かりやすく解説されてます。

　初めてデータベースを使う方にとって、ヘルプが分かりやすいことは理解を助けるうえで重要な要素です。

　一方、FileMakerのヘルプは、機能のリファレンス（参考情報）が中心となっています。操作方法などの解説は詳しくありません。このため参考情報をもとに、機能を確認する検証作業が必要となってきます。FileMaker のような高機能なITツールを活用するには、この検証力は極めて重要な能力です。

　しかし、データベース構築に取り組む全てのユーザーが、高い検証力を持っているわけではありません。この点において、オンラインマニュアルが充実してるkintoneは、初めての方に優しいデータベースであると言えます。

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FileMakerとkintone比較②

KintoneとFileMakerの比較 Kintoneの優位性②

結論：kintoneはFileMakerよりもサーバーの維持管理が簡単

　kintoneとFileMakerを比較した場合に、もう１つkintoneの利点をあげると、クラウド環境で利用する場合にサーバーの維持管理がとても簡単だという点です。

　FileMakerでは「FileMaker cloud」とうサービスが登場し、30分程度で比較的簡単にクラウドサーバーを構築できるようになりました。しかし、それでもサーバーの管理画面の操作方法を覚えるなど、サーバー運用に知識・ノウハウが必要です。

　一方、kintoneではサーバーの維持管理に専門的な知識は必要がありません。初回登録から5分でkintoneのサービスを利用できるのは大きなメリットです。

kintoneの利点：サーバーの維持管理が不要

 

　kintoneでは、サーバーの保守・維持管理は、サイボウズ社が実施してくれます。そのためユーザー側では、サーバーの保守管理をする必要がありません。ITに詳しい人材がいない企業にとっては、大きなメリットです。

　kintoneの運用を開始するにあたって、ユーザー側で検討しておくべき事項は下記の３点です。

  1. 　サーバーへアクセスするセキュリティ設定
  2. 　アプリやレコードへのアクセス権の設定
  3. 　接続障害に備えた対応策の検討

「セキュリティ設定」と「アクセス権の設定」は、サイボウズ社が公開しているkintoneのヘルプを見れば、分かりやすく解説がされています。

　初めての方でも、ヘルプを見ながら、セキュリティとアクセス権の設定は可能です。また、どうしても不安がある場合は、セキュリティ設定を外注に依頼することもできます。

「セキュリティ設定」と「アクセス権の設定」さえ実施すれば、日常的なサーバーの保守は、サイボウズ社にお任せできるのが、kintoneの大きな魅力です。　

 

kintoneの注意点：メンテナンスよるサーバーの停止

 

　kintone運用における留意点は、メンテナンや障害のためサーバーが急に止まることがあるという点です。また、毎月、第 ２ 日曜に定期アップデートのため、一時的にkintoneの利用ができなくなります。

　kintoneではサーバーの保守管理をサイボウズ社にお任せすることになるため、メンテナンスやアップデートのタイミングをユーザー側でコントロールすることができません。

　このため、システムの停止が許されないような業務管理システムには、kintoneは不向きです。一方、FileMakerであれば、サーバーの維持管理は自社でコントロールが可能であり、メンテナンスやアップデートのタイミングも、業務スケジュールを加味して決めることができます。

　また、障害に備えたバックアップシステム（BCP対策）も自社で構築できるため、障害への対応力を高めることができます。

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FileMakerとkintone比較①

KintoneとFileMakerの比較 Kintoneの優位性①

結論：コミュニケーション、プロセス管理機能が直ぐに使える

　kintoneとFileMakerを比較した場合にkintoneが優れている点は、グループウェアの機能が充実しており、①コミュニケーション機能、②プロセス管理機能が直ぐに活用できるところです。

　FileMakerでもkintoneと同じような「コミュニケーション機能」「プロセス管理機能」を作ることができます。ただし、その構築には相応の時間と開発スキルが必要になります。

　組織内の情報共有やタスクのプロセス管理に重点を置き、データベースの導入を進めるのであれば、kintoneは有力な選択肢です。

kintoneの特徴１：コミュニケーション機能

 

　kintoneのコミュニケーション機能とは、社内SNS機能と考えれば分かりやすいでしょう。既にフェイスブックやLINEで社内の情報連絡や情報共有を進めている会社もあると思います。kintoneを社内SNSとして活用することで以下のメリットを得ることができます。

  • データベースの情報を社内SNSで共有できる
  • 従業員間のコミュニケーションが円滑になる
  • ユーザーごとに情報へのアクセス権を制限できる
  • 退職や休職時に管理者が従業員のアカウントを停止できる

　kintoneは、長年、国内向けグループウエアを手掛けてきたサイボウズ社が開発しています。このためグループウエアに重視されるコミュニケーション機能が標準装備され充実しています。

 

kintoneの特徴２：プロセス機能

 

　もう一つのkintoneの特徴はプロセス管理です。仕事の進捗管理といった方がイメージしやすいかもしれません。例えば、交通費の『精算』⇒『承認』といった比較的単純な申請処理であれば、kintoneの中だけでペーパーレス化を実現できます。

　もちろん、FileMakerであれば、より高度で複雑なプロセス管理を実現できます。ただし、アプリ開発が初めての方にとって、プロセス管理の構築は難易度が高く、開発に時間を取られやすいです。

　比較的単純なものに限定されるとはいえ、アプリ開発が初めての方でも、短時間で仕事の進捗が「見える化」できるkintoneのプロセス管理機能は、大きな魅力の一つです。まずは、kintoneのプロセス管理を試し、より複雑な管理が必要であれば、FileMakerの採用を検討してみるとよいでしょう。

 

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